Impreza masowa – od czego zacząć? Skrócone kompendium wiedzy dla organizatorów imprez masowych

Zorganizowanie przedsięwzięcia – koncertu, pikniku lub zawodów sportowych – zarówno w plenerze, jak i w budynku to nie tylko integrowanie społeczeństwa i realizacja atrakcyjnego pomysłu. Na organizatorach przedsięwzięcia spoczywa bardzo wiele obowiązków, z których powinni się wywiązać, zarówno programowych, jak i organizacyjnych. Niezwykle istotne jest uzyskanie aktualnych pozwoleń, zapewnienie bezpieczeństwa i przestrzeganie prawa. Bardzo istotna jest też obsługa techniczna imprez. Gdy pomysł na wydarzenie już jest, na początku oczywiście należy dokonać wyboru miejsca jego realizacji. Miejsce oczywiście musi być dostosowane do charakteru planowanego przedsięwzięcia. Jeśli wybieramy park, stadion sportowy lub inną przestrzeń otwartą, musimy liczyć się z tym, że będzie trzeba wydzielić dany teren i pomyśleć, co wówczas, kiedy pogoda nie będzie sprzyjać.

Jeśli pomieszczenie jest zamknięte, jak sala sportowa albo sala widowiskowa, trzeba mieć na uwadze ograniczoną miejsc. kolejnym krokiem w przygotowaniu imprezy jest określenie jej celu, terminu i programu. Zwykle należy przygotować jej regulamin i skonstruować szczegółowy program minutowy razem ze scenariuszem otwarcia, przebiegu i zamknięcia imprezy. Dokumenty te wymagane są najczęściej na długo przed jej zorganizowaniem, bo władze miasta chcą mieć do nich wgląd. Ponieważ nakłady finansowe najczęściej są dość spore, odpowiednio wcześniej należy rozpisać budżet, możliwe źródła finansowania (sponsorzy, zbiórka). By frekwencja dopisała, należy postawić również na promocję imprezy (plakaty, artykuły prasowe). Po otrzymaniu wymaganych zezwoleń najczęściej przychodzi moment na najbardziej pochłaniające energię działania, czyli przygotowanie dekoracji, zaplanowanie strefy gastronomicznej i miejsc poboru prądu (tu pomoże wypożyczalnia agregatów prądotwórczych – więcej wynajem agregatów prądotwórczych warszawa). Trzeba zdecydować także, komu przypadnie obsługa techniczna imprez towarzyszących naszej (jeśli takie są w planach), zorganizować służby porządkowe, pomoc medyczną i zaplecze sanitarne.

Jak widać – pracy jest wiele. Zdecydowanie lepiej jest zdać się na profesjonalną firmę, aby przed planowaną imprezą nie martwić się, czy wypożyczalnia (odkurzacz przemysłowy wypożyczalnia kraków) agregatów prądotwórczych dotrze z nimi na czas, czy punkty gastronomiczne będą dobrze zaopatrzone i czy frekwencja dopisze i impreza się zwróci.